O catálogo de produtos Portal Único se tornou uma das peças centrais do Novo Processo de Importação. Para muitas empresas, ele ainda parece apenas uma etapa adicional de cadastro. No entanto, na prática, a qualidade dessas informações define a fluidez da DUIMP, o volume de exigências e o nível de risco fiscal e aduaneiro envolvido em cada operação.
Nesse contexto, tratar o catálogo como simples preenchimento de campos já não sustenta operações com portfólio amplo, recorrência de embarques ou múltiplas unidades. A partir de um certo volume de itens, esse cadastro passa a funcionar como um ativo de dados corporativo. Portanto, ele precisa de método, padrão, rastreabilidade e manutenção contínua.
Além disso, o catálogo conectou de forma direta o fiscal, o aduaneiro, a rotina operacional e o universo de TI. Assim, um único erro em um atributo ou uma descrição técnica fraca pode impedir licenciamento, gerar exigência de órgão anuente ou provocar retrabalho na declaração. Consequentemente, cada cadastro impacta prazo, custo e previsibilidade.
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O QUE É O CATÁLOGO DE PRODUTOS
Na prática, o Catálogo de Produtos é a base de dados do Portal Único que consolida as informações técnicas, fiscais e aduaneiras de cada item que a empresa pretende importar. Ele alimenta o fluxo do NPI e, principalmente, influencia etapas que antes eram “resolvidas” mais adiante, durante a declaração.
Em geral, um cadastro bem estruturado envolve, entre outros pontos:
- NCM e, quando aplicável, NVE
- Atributos obrigatórios e opcionais exigidos para aquele tipo de mercadoria
- Tratamentos administrativos e vínculos com órgãos anuentes, quando houver
- Descrição técnica coerente com documentação do fornecedor e com a finalidade de uso
Por esse motivo, o catálogo exige diálogo constante entre engenharia ou área técnica, compras, fiscal, comércio exterior e, muitas vezes, TI. Quando esse alinhamento acontece desde o início, a empresa reduz exigências, acelera desembaraço e diminui retrabalho. Por outro lado, quando o catálogo cresce por tentativa e erro, cada importação vira um ponto potencial de conflito.
Se você quiser conferir o ambiente oficial e o contexto do NPI, vale usar como referência o Portal Único:
POR QUE O CADASTRO VIROU GARGALO COM NPI E DUIMP
Com a evolução do NPI e a adoção da DUIMP, parte da inteligência que antes ficava em planilhas, e também na experiência acumulada dos times, passou a residir no cadastro prévio do catálogo. Em vez de decidir item a item apenas no momento da declaração, várias regras agora se baseiam no que já está cadastrado.
Assim, quando a empresa erra na base, ela repete o erro em escala. Além disso, o nível de detalhe dos atributos aumentou. Nesse cenário, informações que parecem “apenas técnicas” podem direcionar exigência, licenciamento e consistência documental.
Como resultado, o catálogo de produtos tende a virar um ponto natural de auditoria, porque ele permite comparar o que foi cadastrado com o que foi efetivamente importado, declarado e licenciado. Portanto, empresa que trabalha de forma reativa costuma conviver com correções urgentes, retrabalho recorrente e dificuldade para padronizar informação entre filiais, unidades e equipes.
ONDE OS ERROS REALMENTE APARECEM
Alguns erros aparecem com frequência, independentemente do setor. O primeiro é a descrição genérica, que serve para a área comercial, porém não sustenta a lógica de enquadramento, atributos e validações do sistema.
O segundo é replicar cadastros antigos sem revisar atributo por atributo. Muitas empresas partem de um item parecido, ajustam superficialmente e, ainda assim, mantêm campos que não fazem sentido. Consequentemente, o catálogo acumula incoerências que geram exigências e aumentam o custo de governar dados depois.
Além disso, é comum haver desalinhamento entre catálogo, invoice, packing list e laudos técnicos. O fornecedor descreve de um jeito, o time interno usa outra linguagem e o cadastro no Portal Único vira uma terceira versão. Nesse contexto, inconsistências ficam evidentes quando alguém cruza as informações.
Por fim, existe um ponto sensível: a conexão entre NCM, atributos e tratamento administrativo. Quando o catálogo não reflete o enquadramento fiscal correto, a empresa pode:
- deixar de solicitar licenças obrigatórias
- enquadrar órgão anuente indevido, ou deixar de enquadrar quando necessário
- criar risco de divergência entre cadastro e o que é declarado na importação
Portanto, faz sentido que o catálogo converse diretamente com o estudo de enquadramento fiscal e com uma governança técnica de dados. Se for útil, esse ponto normalmente se conecta ao conteúdo pilar de consultoria de importação e ao cluster de enquadramento fiscal, tributário e aduaneiro (inserir link interno nas versões publicadas).
ATRIBUTOS NPI: O QUE MUDA NA PRÁTICA
Os atributos são, na prática, o “idioma” que o sistema usa para entender o produto. Por isso, não basta preencher. É necessário padronizar critérios e garantir evidência técnica por trás do que foi cadastrado.
Em operações B2B, os desafios mais comuns com atributos costumam envolver:
- falta de fonte técnica confiável para preencher (ficha, manual, datasheet)
- divergência entre versões do mesmo produto (modelo, fabricante, composição)
- mudança de fornecedor sem revisão do cadastro
- ausência de um padrão interno de descrição e validação
Assim, o problema não é apenas acertar um cadastro. O problema real é manter consistência em escala.
COMO ESTRUTURAR GOVERNANÇA DE DADOS NO CATÁLOGO
A partir de um certo volume anual, o catálogo deixa de ser tarefa individual e vira processo corporativo. Nesse sentido, governança significa definir papéis, critérios e rotinas, sem travar o fluxo da operação.
Na prática, uma governança que funciona normalmente inclui:
- regra clara de quem cria, quem revisa e quem aprova novos itens
- padrão de descrição técnica e checklist mínimo por família de produto
- trilha de mudanças e justificativas, para manter rastreabilidade
- rotina de revisão quando houver mudança de fornecedor, especificação ou norma
- controle de duplicidades e harmonização entre unidades de negócio
Além disso, a governança precisa integrar três dimensões ao mesmo tempo. Primeiro, a dimensão técnica, para garantir coerência com documentos e especificações. Segundo, a dimensão fiscal e aduaneira, para alinhar NCM, tratamento administrativo e riscos. Terceiro, a dimensão de processos e TI, para sustentar integrações, perfis de acesso e controle de qualidade.
Quando a empresa estrutura isso com método, ela migra de um catálogo reativo para um catálogo vivo, revisado periodicamente e ajustado sempre que uma norma muda ou um novo produto entra no portfólio. Consequentemente, o Catálogo de Produtos vira referência confiável para compras, fiscal, controladoria, logística e comércio exterior.
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Se a sua empresa já sentiu o impacto de exigências recorrentes, retrabalho na DUIMP ou dificuldade para manter padrão entre áreas e unidades, vale tratar o catálogo de produtos Portal Único como um ativo de dados, e não como um preenchimento pontual. Nesse cenário, a 3S apoia desde o cadastro de itens já definidos pelo cliente até uma análise técnica mais avançada de classificação e atributos, além da gestão mensal com monitoramento ativo e atualização contínua.
Portanto, se você quiser, podemos começar por um diagnóstico objetivo do seu catálogo para identificar onde estão os maiores riscos, quais cadastros precisam de correção prioritária e qual modelo de suporte faz mais sentido para o seu volume e perfil de operação.
